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Rundmails versenden

Wer kennt das nicht? Man möchte Urlaubsgrüße, Einladungen oder Veranstaltungshinweise an Freunde und Bekannte schicken und schreibt dazu eine Rundmail an viele Absender. Doch ist das überhaupt legal? Und was sollte man dabei beachten? Dieser Artikel gibt einige Tipps und Hinweise zu Rundmails.

Inhaltsverzeichnis


Sind Rundmails legal?

Private Rundmails

Prinzipiell sind private Mails an mehrere EmpfängerInnen legal. Man sollte dies jedoch nicht als Persilschein auffassen, das gesamte Adressbuch des eigenen Mailprogramms regelmäßig mit dem örtlichen Klatsch und Tratsch oder der wöchentlichen Kinovorschau zu versorgen. Solange Rundmails eher die Ausnahme sind denn die Regel und solange die EmpfängerInnen für jede Rundmail handverlesen sind, spricht nichts dagegen.

Es versteht sich von selbst, dass man vor dem Versand sicherstellt, dass alle EmpfängerInnen auch wirklich mit dem Empfang der Rundmail einverstanden sind. Bei engen Freunden sollte man das problemlos voraussetzen dürfen, bei Bekannten, Arbeitskollegen usw. sollte man lieber vorher das Einverständnis nachfragen (ggf. über eine persönlich formulierte Mail). Niemand mag ein zugemülltes Postfach, und der Ruf ist schnell ruiniert.

In einer Rundmail sollte zudem erkennbar sein, dass es sich um eine Rundmail handelt. Bei privaten Newslettern (siehe unten) sollte man auf jeden Fall auch die Möglichkeit ansprechen, dass sich einE EmpfängerIn z.B. durch Rückmeldung oder über einen speziellen Link aus der Empfängerliste austragen kann.

Geschäftliche Rundmails

Bei geschäftlichen Rundmails ist die Gesetzeslage sehr viel strenger (die gleichen Regelungen gelten auch für Vereine). Die Grenzen zwischen einer einfachen Rundmail, in der man z.B. alle an einem Projekt Beteiligten über den Fortgang desselben unterrichtet, und dem klassischen E-Mail-Spam sind fließend. Und wenn man letzteres versendet, kann es sehr teuer werden.

Im Geschäftsbereich sollte man sich daher unbedingt das Einverständnis aller EmpfängerInnen einholen, ggf. in beweissicherer Schriftform (Papier). Man tut außerdem gut daran, zu kennzeichnen, dass eine Rundmail eine Rundmail ist.

gesetzliche Grenzen

Die gesetzlichen Regelungen im Geschäftsbereich, bei Vereinen und anderen juristischen Personen, welche eine einfache Rundmail vom E-Mail-Spam abgrenzen, sind umfangreich (hauptsächlich UWG und BGB, dazu noch einige Grundsatzurteile). Wir raten daher dazu, sich im Zweifel fachliche Hilfe bei RechtsanwältInnen, Handwerkskammern oder der IHK zu holen, und zwar bitte vorher. Auch der Verband der deutschen Internetwirtschaft ECO bietet hierzu viele Informationen.

Private Rundmails können unter Umständen die Grenze zur Nötigung, zum Cyber Mobbing oder sogar zum Stalking überschreiten. Dazu muss die Störung, die eine Rundmail verursacht, allerdings schon enorm sein. Als BetroffeneR sollte man - wenn alle anderen Versuche wie z.B. die Bitte um Austragen aus der Empfängerliste scheitern - eine Anzeige in Erwägung ziehen.

Was sollte man beim Schreiben einer Rundmail beachten?

EmpfängerInnen im BCC-Feld eintragen

Für eine E-Mail gibt es drei Arten, wie man eineN EmpfängerIn eintragen kann. Diese lehnen sich an die gute alte Papierpost an:

  • To: Im Feld "To:" (in deutschen Mailprogrammen auch mit "An:" bezeichnet) gibt man den oder die EmpfängerInnen an, an die die Mail direkt geschickt werden soll. Wenn man eine Mail nur an eine Person verschickt, trägt man deren Mailadresse im "To:"-Feld ein.
  • CC: Das Feld "CC:" steht für "Carbon Copy", zu Deutsch "Durchschlag". In deutschen Mailprogrammen ist die Bezeichnung "Kopie:" üblich. In dieses Feld trägt man die EmpfängerInnen ein, an die die Mail nur in Kopie gehen soll. Also z.B., wenn man einen Kostenvoranschlag an den Kunden (To:) und an die Buchhaltung (CC:) schickt.
    Alle EmpfängerInnen der Mail sehen alle Adressen, an die die Mail geht, also sowohl die "To:" wie auch die "CC:"-Adressen!
  • BCC:: Möchte man ein Schreiben in Kopie an jemanden schicken, ohne dass der/die EmpfängerInnen, die im "To:" oder "CC:"-Feld angegeben sind, davon erfahren, so verwendet man das Feld "BCC:" bzw. "Blind Carbon Copy". Im Deutschen hat sich die Bezeichnung "Blindkopie:" etabliert.

Wenn man Rundmails verfasst, so sollte man alle EmpfängerInnen im BCC-Feld angeben. Um den Hintergrund dieser Empfehlung zu verstehen, muss man ein wenig in die Welt der Mailserver eindringen. Ein Mailprogramm, z.B. auf dem heimischen Rechner, gibt eine Rundmail mit mehreren Empfängern an einen Mailserver weiter, der z.B. bei Ihrem Provider oder einem Free-Mail-Dienst (GMX, web.de usw.) steht. Das passiert auch, wenn man Webmail-Interfaces nutzt. Bei dieser ersten Übertragung wird noch die komplette Liste aller EmpfängerInnen mitgesendet.

Der Mailserver untersucht nun die Empfängerliste. Steht dort mehr als eine Adresse, so werden zunächst die nötigen Kopien der Mail angefertigt, die dann im zweiten Schritt nacheinander an alle EmpfängerInnen der Mail verschickt werden. Beim Erzeugen dieser Kopien wird die Liste der BCC-Empfänger jedoch nicht mit kopiert, es werden lediglich die "To:" und die "CC:"-Felder in jede Kopie übernommen. Trotzdem wird die komplette Liste der EmpängerInnen abgearbeitet, inklusive der BCC-Adressen. So erhalten alle EmpfängerInnen eine Mail, in der jedoch die Liste der BCC-Empfänger fehlt.

Warum soll man nun bei Rundmails alle EmpfängerInnen als "BCC" angeben? Die Labore der Hersteller von Antivirusprogrammen haben herausgefunden, dass einige Viren und Würmer den Mailverkehr auf dem infizierten Rechner überwachen und neue Mailadressen nach Hause zurückmelden. So werden Adressen gesammelt, an die Spam verschickt werden kann. Landet auf einem infizierten Rechner nun eine Rundmail, bei der die EmpfängerInnen als "To:" oder "CC:" angegeben sind, so werden auch diese Mailadressen zum Urheber des Virus gemeldet (Fachleute sprechen davon, dass die Adresse verbrannt wird). Auf diese Weise leistet man also der Verbreitung von Spam Vorschub und auch bisher unversehrt gebliebene Mailadressen landen unfreiwillig in den Listen der Spammer. Gibt man jedoch alle EmpfängerInnen als "BCC:" an, so sieht der/die jeweilige EmpfängerIn jeweils nur die eigene Mailadresse und natürlich die des Absenders.

Im gewerblichen Bereich kann die unbeabsichtigte Verbreitung von Mailadressen via Rundmail-Empfängerliste sogar gegen die Sorgfaltspflichten im Bereich Datenschutz verstoßen. So hat zum Beispiel das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht gegen eine Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens ein Bußgeld verhängt, nachdem diese in einer Rundmail zahllosen Adressen von Kunden in das "To:"-Feld eintrug. In Diesem Zusammenhang weisen wir exemplarisch auf den Abschnitt 10.4 im Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht aus dem Jahr 2010 hin (PDF-Dokument).

Ein weiterer positiver Effekt der Verwendung von BCC für die Empfängerliste ist die Umgehung des "Antwort an alle"-Phänomens. Wenn man bei einer Mail, die mehrere Empfänger hatte, eine Antwort verfasst, so wird diese in der Regel an den Absender und an alle Empfänger der Mail verschickt. Häufig kann man beobachten, dass jemand aus der Empfängerliste eine private Antwort an den Absender schreiben möchte, diese aber an die komplette Liste verschickt. Das ist bestenfalls nur peinlich oder ärgerlich, kann aber auch ernsthaftere Konsequenzen nach sich ziehen, wie ein Beispiel aus dem Bundestag aus im Januar 2012 zeigt; hier trat das "Antwort an alle"-Phänomen ebenfalls auf und ließ die Mailserver kurzzeitig zusammenbrechen. Denkbar ist auch, dass vertrauliche Informationen so versehentlich an viele Leute verschickt werden.

Wenn man nun alle Empfänger in das BCC-Feld einträgt, sieht jeder Empfänger nur die Absenderadresse. Eine Antwort kann damit nicht unbeabsichtigt an alle Empfänger verschickt werden, sondern eben nur an den Absender. Dieser kann dann ggf. die Nachricht an die Liste weiterleiten, falls erforderlich.

Bei manchen Mailprogrammen und Webmail-Interfaces kann man auf die Angabe eines "To:"/"CC:" Empfängers verzichten. Statt dessen wird dort automatisch "Undisclosed Recipients" oder "Ungenannte Empfänger" eingetragen. Sollte es nicht möglich sein, bei Rundmails auf die Angabe "To:" zu verzichten, sollte man dort die eigene Mailadresse eintragen. Man erhält die Rundmail dann einmalig selber, verbrennt aber nicht fremde Mailadressen.

Keine HTML-Mails

Die technischen Standards von E-Mail sind älter als das World Wide Web, das man heute gemeinhin mit dem Internet gleichsetzt. Normale E-Mails werden daher als einfacher Text übertragen. Dieser bietet natürlich keinerlei Möglichkeiten der Formatierung (Fettdruck, Unterstreichungen, kursive Schrift und ähnliches). Mitte der 1990er haben dann die Hersteller einiger Mailprogramme damit begonnen, die Hypertext Markup Language (HTML), die Grundlage des World Wide Web ist und auf der Internetseiten basieren, auch in Mails zu verwenden, um so die Möglichkeiten der Textformatierung nutzen zu können.

Dagegen ist auf den ersten Blick nicht viel einzuwenden. Um allerdings den HTML-Code in lesbarer Form darzustellen, bauten die Hersteller der Mailprogramme kleine Internetbrowser ein (häufig werden Mailprogramme sogar mit den Browsern ausgeliefert). Auf diese Weise überträgt man alle Sicherheitslücken, die ein Browser hat, quasi durch die Hintertür auch auf das Mailprogramm. Und böse Menschen nutzen dies gezielt aus; sie schreiben Viren und Würmer, die sich über HTML-codierte E-Mails verbreiten.

Eine weiteres Problem, das speziell bei HTML-codierten Mails auftritt, sind externe Verweise, die sog Session-Codes enthalten. In einer HTML-Mail kann z.B. ein Link stehen, der auf eine Grafik verweist, die irgendwo im Internet liegt. Das Mailprogramm lädt dann diese Grafik und stellt sie als Teil der Mail dar. Wenn in dem Link ein Session-Code enthalten ist, kann es sein, dass man auf diese Weise ohne eigenes Zutun bestätigt, dass eine (Spam-) Mail gelesen wurde.

Aus diesen Gründen haben viele Internetnutzer es ihren Mailprogrammen untersagt, HTML-Code auszuwerten. Es ist kein Vergnügen, HTML-Mails auf Quellcode-Basis zu lesen. Man sollte es vermeiden, in Rundmails HTML-Code zu verwenden, denn man weiß nie, welche EmpfängerInnen das (wie ich) nicht sonderlich mögen.

Problematisch ist HTML-Code in Verbindung mit einer langen Liste von EmpfängerInnen (siehe BCC) auch deshalb, weil beides für sich genommen jeweils ein Kennzeichen für Spam ist. Die Kombination von beiden veranlasst Spam-Filter, das sog. Spam-Score zu erhöhen; wenn ein bestimmter Score überschritten wird, sortiert der Filter die Mail als Spam aus. Die Rundmail käme also nicht bei allen EmpfängerInnen an.

Möglichst keine Dateien anhängen

Eine Rundmail wird vom Mailserver, bei dem sie eingeliefert wird, kopiert und an alle EmpfängerInnen versendet. Um diesem die Arbeit zu erleichtern und den Versand schnell zu machen, sollte man es tunlichst vermeiden, die Mails unnötig groß zu machen. Manche Mailserver verweigern gar die Annahme von Rundmails, wenn diese zu groß sind.

Mit großen Mails verstopft man zudem die Postfächer von vielen Menschen. Bei vielen Providern ist der Speicherplatz für ein Postfach begrenzt (z.B. bei der kostenlosen Variante von web.de FreeMail auf 10 MB). Wenn bei einer Rundmail mit großem Anhang einE EmpfängerIn irrtümlicherweise mehrfach auf der Empfängerliste steht, läuft ein Postfach schnell mal über, was dazu führt, dass diese Person vorübergehend nicht per Mail erreichbar ist.

Man sollte es daher vermeiden, Rundmails mit großen Dateianhängen zu verfassen. Alternativ kann man die Datei(en), die man eigentlich anhängen wollte, bei einem Anbieter für freien Speicherplatz im Internet hinterlegen und dann in die Rundmail nur einen Link auf die Datei(en) verwenden. Eine List von Diensten, bei denen man Dateien hoch laden kann, finden Sie zum Beispiel hier. Bitte beachten Sie allerdings dabei, dass die hoch geladenen Dateien frei für alle Internetnutzer zugänglich sind! Sie sollten daher vorsichtig sein mit sensiblen Inhalten; man kann solche Dateien z.B. in eine passwortgeschützte ZIP-Datei packen, bevor man sie hoch lädt, und das Passwort dann in der Rundmail bekannt geben.

Private Newsletter

Wenn man regelmäßig private Rundmails bzw. Newsletter an einen bestimmten Empfängerkreis schreibt, kann man sich die Arbeit ein wenig erleichtern.

Möglichkeiten der Mailprogramme und Webmail-Interfaces

Viele Mailprogramme ermöglichen es, Empfängerlisten anzulegen und unter einem bestimmten Namen abzuspeichern. Statt der umständlichen Eingabe aller EmpfängerInnen in einer neuen Rundmail gibt man statt dessen nur den Namen der Empfängerliste an, und das Mailprogramm setzt dann alle Empfänger ein, bevor es die Mail an den Mailserver weitergibt. Auch die meisten Webmail-Interfaces vieler (Freemail-) Provider bieten diese Funktionalität.

Aufgrund der Vielfalt der Programme bzw. Webmail-Interfaces verzichten wir hier auf konkrete Anleitungen. Wir möchten Sie auf die jeweiligen Hilfefunktionen verweisen, die zum Stichwort "Gruppen" oder "Listen" meist schon die entsprechenden Hinweise liefern.

spezielle Newsletter-Provider

Die ganz professionelle Variante des regelmäßigen Versendens von Rundmails an einen bestimmten Empfängerkreis ist die Nutzung eines Providers, der einen sog. Listserver betreibt. Ein Listserver ist ein Programm, mit dem man komfortabel z.B. über ein WWW-Interface eine oder mehrere Empfängerlisten pflegen kann. Diese sind dann unter einer speziellen, nur für diese Liste eingerichteten Mailadresse erreichbar.

Richtet man z.B. für spezielle Urlaubsgrüße die Empfängerliste "Mein_Urlaub_2010" beim Provider "Rundschreiben.tld" ein, so könnte man die Rundmail ganz einfach an "Mein_Urlaub_2010@listserver.rundschreiben.tld" schicken. Der Listserver kümmert sich dann um die Verteilung der Mail an alle EmpfängerInnen.

Fragen Sie doch einfach mal bei ihrem Internet-Zugangsprovider oder - falls Sie eine Homepage betreiben - bei ihrem Content-Provider nach Mailinglisten. Häufig sind entsprechende Angebote bereits im Preis enthalten.

Hier soll mittelfristig auch eine Liste von Providern ergänzt werden, die Listserver gegen kleines Geld für jedermann bieten.

--Mittwoch, 29.10.2010 21:12




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